APV på AAU

BESKRIVELSE

Denne side er en opsummering på gode råd og anden inspiration, vi har opsamlet ifm. hjemmearbejde.

• 7 gode råd til at arbejde hjemme / 7 tips for working from home
• Gode råd til at håndtere usikkerhed og bekymringer (plakat)
• Mental sundhed og arbejdsfælleskaber - inspiration og værktøjer

APV 2022

• Onepager - oversigt over opgaver i hver fase 

BESKRIVELSE:

I forbindelse med opstart af APV-processen foreslår vi, at I indkalder til et planlægningsmøde for herigennem at sikre, at I kommer godt fra start og får lagt de væsentlige aktiviteter i kalenderen for de, der har en rolle i processen.

AMS deltager meget gerne på disse planlægningsmøder, hvis I har behov/ønske om det, ligesom I er velkommen til at kontakte os, hvis I har behov for en drøftelse af jeres proces. 

HVAD INTERESSERER ARBEJDSTILSYNET SIG FOR FRA DENNE FASE, HVIS DE KOMMER BESØG:

Der er ikke noget i denne fase, som Arbejdstilsynet vil have et særligt fokus på.

Gode råd:

Der findes ikke gode råd til denne fase.

værktøjer:

Referatskabelon (frivillig)

inspiration:

Der findes ikke særlig inspiration til denne fase

BESKRIVELSE:

Trivselsbarometret udsendes en gang om året. Spørgeskemaet udsendes i december for at markere "startskuddet" på et nyt APV-år. Trivselsbarometret består af ni spørgsmål, og kan bruges som afsæt for, og supplement til, det videre APV-arbejde.

Resultatet fra trivselsbarometret kan bruges som inspiration til dialog om fremadrettet og forebyggende arbejdsmiljøarbejde. Det skal bl.a. danne grundlag for jeres drøftelser i kortlægningerne ligesom, det kan indgå i den årlige arbejdsmiljødrøftelse.

HVAD INTERESSERER ARBEJDSTILSYNET SIG FOR FRA DENNE FASE, HVIS DE KOMMER BESØG:

Trivselsbaromteret er ikke noget, Arbejdstilsynet forventes at have et specifikt fokus på, dog se ovenfor.

gode råd: 

• Fra tal til dialog og handling
• A guide on following up the results of the staff well-being barometer

Gode råd: særligt ift. krækende handlinger

• Når trivselsmålingen viser mobning (Crecea)
• Krækende handlinger af seksuel karakter (BFA)
• Procedure for håndtering af krækende adfærd (AAU)

værktøjer:

Ingen. Resultaterne følger fra ekstern leverandør og udsendes centralt.

inspiration: 

• Trivselsbarometrets ni spørgsmål
• Wellbeing barometer - the nine questions
• PowerPoint med dialogspørgsmål til trivselsbarometer og sygefraværsstatistik
• Tidligere resultater

beskrivelse:

Kortlægningsskemaet er inddelt i hovedemner med tilhørende inspirationsspørgsmål, som bidrager til dialogen. Tilret gerne efter egne behov, så der kommer fokus på det, der er væsentligst netop hos jer. Der er metodefrihed i kortlægningsprocessen. 

Hvis skabelonen til kortlægningen nedenfor benyttes, foreslår vi, at I udsender den til jeres team inden afholdelse af fælles dialogmøde, hvor der laves en samlet APV-kortlægning. Herved har hver enkelt mulighed for at overveje egne input inden fællesmødet. Sørg for, at en arbejdsmiljørepræsentant faciliterer mødet.

HVAD INTERESSERER ARBEJDSTILSYNET SIG FOR FRA DENNE FASE, HVIS DE KOMMER BESØG:

Kortlægning er en fast del af APV-processen. Kortlægning fører frem til konkrete handlingsplaner, og det er handlingsplanerne, der er "produktet", Arbejdstilsynet vil spørge ind til. Arbejdstilsynet fraviger ikke krav om afholdelse af APV i coronatid.

gode råd:

• Den gode kortlægning 
• UK version 

værktøjer:

• Skabelon til kortlægning (frivillig skabelon)
• Survey for WPA (optional)

inspiration:

• To dialogmetoder til virtuel APV-kortlægning

beskrivelse:

For de prioriterede indsatsområder udarbejdes handlingsplaner. Forhold som kan bringes i orden med det samme, kræver ikke handlingsplan.

Retningslinjer for, hvordan der skal følges op på handlingsplanen:

• Hvem har ansvaret for gennemførelse af planen?
• Hvornår?
• Hvordan der skal følges op?

Hvad interesserer Arbejdstilsynet sig for fra denne fase, hvis de kommer besøg:

Handlingsplanerne er det produkt, der skal komme ud af APV-processen. Handlingsplanerne skal dokumenteres og kunne fremvises, hvis Arbejdstilsynet kommer på besøg og spørger til dem. Der er en fast skabelon til, hvordan institutter og afdelinger laver handlingsplanerne. 

Det betyder konkret, at handlingsplanerne:

• gennemgås på et AMiU/SA-møde eller tilsvarende med evt. deltagelse af AMS
• evt. hænges op relevante steder i afdelingen/instituttet
• kommunikeres/journaliseres til medarbejdere og AMS, når handlingsplanerne er klare
• kommunikeres/journaliseres til medarbejderne, når handlingsplanerne opdateres.

gode råd:

• Fra problem til handling 
• Tips on action plan UK 

værktøjer:​

• Skabelon til handlingsplaner (obligatorisk)
• Template for action plans (mandatory)

beskrivelse:

Hvert institut og afdeling (med selvstændig ledelse) gennemfører den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Dette sker på et AMiU/SA-møde eller tilsvarende senest 31. august 2021.

I arbejdsmiljødrøftelsen beslutter I fremtidige mål for arbejdsmiljøarbejdet, og hvordan I vil komme derhen. 

Dagsorden ligger fast, og der findes en obligatorisk skabelon, der skal benyttes til referatet:

1. Er foregående års mål opnået?
2. Hvad skal være i fokus det kommende år?
3. Hvordan skal samarbejdet foregå?
4. Hvilke mål sætter vi for det kommende år?
5. Hvilke øvrige input er evt. medtaget i drøftelsen?
6. Godkendelse/verificering af nuværende arbejdsmiljøorganisation

Herudover: Udarbejdelse af kompetenceudviklingsplan til sikring af, at vi har de nødvendige kompetencer til det kommende års arbejdsmiljøarbejde.

HVAD INTERESSERER ARBEJDSTILSYNET SIG FOR FRA DENNE FASE, HVIS DE KOMMER BESØG:

Arbejdstilsynet vil se dokumentation på arbejdsmiljødrøftelsen, herunder kompetenceudviklingsplan.

gode råd:

• Den gode arbejdsmiljødrøftelse
• The OHS meeting

værktøjer:

• Referatskabelon (obligatorisk), for kompetenceudviklingsplan, se evt. inspirationsafsnittet herunder
• Minutes template (mandatory)
• Eksempel på udfyldt skabelon

inspiration:

• Arbejdsmiljødrøftelsesproces - opsamling via FSU og HAMiU (læs mere om de halvårlige FSU + AMO møder)
• AT's fulde beskrivelse af arbejdsmiljødrøftelsen
• Kompetenceudvikling: Krav til obligatoriske- og supplerende arbejdsmiljøuddannelser
  • Plan2Learn (AAU's kursusportal, se afsnit vedr. Arbejdsmiljø)
  • AEU's arrangementsoversigt
  • Spørg os i AMS, hvis I har specifikke ønsker til kompetenceudvikling. Vi laver afholder også gerne kurser og webinarer lokalt. 
• Dialogværtøjet "Rum for nærvær" kan bruges som led i arbejdsmiljødrøftelsen, til at inddrage sygefravær.  

beskrivelse:

Frem til 2019 afholdte vi institutsparringer.

Disse er nu erstattet med opfølgningsmøder med Arbejdsmiljøsektionen. Møderne afholdes i efteråret.  

Møderne kan sammensættes efter behov, f.eks. med AMS alene eller evt. med et andet institut/afdeling. Vi tager fat I jer for at drøfte det praktiske.

Formål med sparringsmøderne er at bistå med:

• Inspiration, sparring og opfølgning på igangværende handlingsplaner
• Generelle arbejdsmiljømæssige spørgsmål, udfordringer eller andet, der fylder.

Hvad interesserer Arbejdstilsynet sig for fra denne fase, hvis de kommer besøg:

Opfølgning på de igangværende handlingsplaner vil være det område, Arbejdstilsynet kan være interesserede i. I skal således kunne fremvise handlingsplanerne og den løbende opfølgning, hvis Arbejdstilsynet kommer på besøg og spørger ind:

Det betyder konkret, at I skal:

• Gennemgå handlingsplanerne ift. om de følger planen, eller om der skal justeres
• Sikre, at de opdaterede handlingsplaner kommunikeres/journaliseres til medarbejdere/AMS, når relevant og efter behov

gode råd:

Der findes ikke gode råd til denne fase.

værktøjer:

Der findes ikke værktøjer til denne fase, men AMS indkalder og kommer med forslag til dagsorden.

inspiration:

Der findes ikke inspiration til denne fase.

beskrivelse:

Det er i AAU's interesse, at der ved alle institutter og afdelinger opretholdes en konstruktiv dialog med Arbejdstilsynet. 

Gennem denne dialog får AAU’s institutter og afdelinger vigtige input, som er med til at sikre, at det igangværende arbejdsmiljøarbejde har det rigtige fokus og fører til tilfredsstillende resultater til gavn for alle AAU-ansatte. Arbejdstilsynets tilsynsbesøg er derfor velkomne på AAU.

For at få det bedste udbytte af tilsynsbesøgene er det vigtigt, at alle ledere og ansatte kender Arbejdstilsynets rolle og arbejdsmetoder og, at man så vidt muligt er forberedt, når Arbejdstilsynet kommer.

Der er udarbejdet et sæt gode råd, som oplyser om, hvordan man på AAU’s institutter eller afdelinger bør forberede sig, når Arbejdstilsynet kommer på tilsynsbesøg, og hvad man skal forvente, når Arbejdstilsynet har været på besøg.

relevante links og værktøjer:

Når Arbejdstilsynet kommer på besøg

When the Danish Working Environment Authority conducts an inspection

beskrivelse:

Undersøgelser viser, at gravide ønsker at blive på job så længe det er muligt, men at mange oplever, at man for sent taler om hensyn og nødvendige justeringer i arbejdet.

Graviditet er ikke sygdom. Mange vil som en naturlig del af graviditeten opleve smerter og ubehag, som er knyttet til normale kropslige forandringer i graviditetsperioden. En del gravide sygemelder sig på baggrund af disse gener, som udover at påvirke den gravide selv også har betydning for arbejdspladsen. Der er flere forhold, der bidrager til generne. I nogle tilfælde skyldes det belastende arbejdsforhold - forhold som måske let kan justeres eller ændres.

Når en medarbejder meddelser, at hun er gravid skal arbejdspladsen udarbejde en gravid-APV. Gravid-APV'en er lovpligtig og har fokus på de risici i arbejdet der have betydning for graviditeten. APV'en er også en anledning til at drøfte, hvordan arbejdspladsen kan fastholde den gravide samt skabe meningsfulde rammer og fortsat udvikling for medarbejderen.

værktøjer:

• Gravid APV kontor
• Pregnancy workplace assessment-office
• Gravid-APV-kemi-bio
• Pregnancy workplace assessment-chem-bio

REGLER FOR DEN GRAVIDE MEDARBEJDER

Du skal underrette din arbejdsgiver, senest 3 måneder før din termin, om at du er gravid samt om, hvornår du har tænkt dig at gå fra på barsel. Af hensyn til dit og dit barns sikkerhed og sundhed er det dog en fordel at du så tidligt som muligt informerer om din graviditet
For faderen gælder det, at han skal underrette senest 4 uger før termin, om han ønsker at afholde 2 ugers barsel lige efter fødslen. Hvis faderen senere ønsker at afholde barselsorlov med barnet, så skal han fortælle sin arbejdsgiver om det senest 8 uger efter fødslen.
Der gælder i den anden ende en regel om, at du senest 8 uger efter fødslen skal fortælle din arbejdsgiver, hvornår du har tænkt dig at vende tilbage til arbejdet.

REGLER FOR ARBEJDSPLADSEN

Arbejdspladsen/lederen skal, når han/hun er bekendt med at en medarbejder er gravid sørge for, at der udarbejdes en arbejdspladsvurdering ift. om medarbejderen udsattes for påvirkninger, der kan indebære en fare for graviditeten.

Hvis arbejdsgiveren vurderer, at en risiko vil få negativ indvirkning på graviditeten eller amningen, skal han/hun foretage sig følgende:

Sørge for tekniske foranstaltninger eller ændret indretning af arbejdsstedet, eller hvis det ikke er tilstrækkeligt eller muligt
Ændre i planlægningen og tilrettelæggelsen af arbejdet, eller hvis det ikke er tilstrækkeligt eller muligt
Overføre den gravide eller ammende til andre opgaver, eller hvis det ikke er tilstrækkeligt eller muligt
Beslutte, at den gravide eller ammende ikke må beskæftige sig med det pågældende arbejde.

KEMISK-BIOLOGISKE ARBEJDE OG GRAVIDITET

Er den gravide eksponeret for særlige stoffer eller kemikalier er det vigtigt, at APV-guiden, udarbejdet af arbejdsmiljøsektionen, suppleres med særlige spørgsmål ang. disse farer. Overvej om der er behov for at involvere arbejdsmedicinsk klinik eller en af arbejdsmiljøsektionens specialister.

ARBEJDSMEDICINSK KLINIK

Mail: arbmed@rn.dk
Tlf.: 97 66 41 00

Telefontid

Mandag-torsdag 8-15
Fredag 10-14

inspiration:

• Se Arbejdstilsynets Vejledning til gravide og ammende
• Find dialogværktøjer, information om love og regler m.m. på BFA's side "Gravid med job"